Ваша компания может выплачивать работнику компенсацию за то, что он использует автомобиль в служебных целях. Для этого с сотрудником нужно заключить соглашение об использовании данного имущества. НДФЛ на сумму компенсации начислять не нужно. Это предусмотрено пунктом 3 статьи 217 НК РФ. Страховые взносы тоже платить не придется (подп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, подп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).

Но здесь есть существенный минус. В налоговом учете компенсацию можно будет списать в пределах норм, которые установлены постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92. Для автомобилей с объемом двигателя до 2000 куб. см лимит составит 1200 руб. в месяц. Если же объем двигателя более 2000 куб. см, норматив чуть больше — 1500 руб. Причем предполагается, что расходы на ГСМ и текущий ремонт заложены в размер компенсации. Налоговики отметили это в письме УФНС России по г. Москве от 4 марта 2011 г. № 16-15/020447@.

Впрочем, есть другой вариант. Он выгоднее с точки зрения учета расходов. Можно заключить с работниками договор аренды. Правда, НДФЛ с арендной платы нужно будет удерживать. Это следует из статьи 226 НК РФ. Зато компания без проблем сможет списать не только арендную плату, но также расходы на содержание и ремонт автомобиля. Это предусмотрено подпунктами 10 и 11 пункта 1 статьи 264, а также пунктом 2 статьи 260 НК РФ. Да и страховые взносы начислять не потребуется. Ведь выплаты по договорам, в рамках которых компания получает в пользование имущество, взносами не облагаются. Это указано в части 3 статьи 7 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ.

Однако при этом в договоре не нужно предусматривать оказание услуг водителя. Иначе придется платить страховые взносы в ПФ и фонды ОМС c той части выплат по договору, которая относится к вознаграждению за услуги по управлению автомобилем.